ניהול תזרים מזומנים של העסק שלכם - היציאה שלכם מהאפלה - לאור 

???????

ניהול תזרים מזומנים ? צאו מהאפלה (נכתב בלשון זכר אך מתייחס לשני המינים)

הקמת עסק. אתה קונה ב-X ומוכר בפי 2 ויותר. העסק שלך גדל לאט לאט ואתה מרגיש שאתה בכיוון הנכון. נשמע נהדר. אז למה מנהל הבנק שלך מאיים כי יגביל את החשבון שלך? למה אתה צריך להביא כסף מהבית לעסק? לקחת הלוואות? להעמיד ביטחונות?

ניהול תזרים המזומנים הוא לב לבה של פעילות עסקית נכונה. מבלי שמנהלים את תזרים המזומנים באופן שקול ונכון ? ההתנהלות הכספית כולה, כמה שנראית נדרשת ונכונה ? יכולה למוטט את העסק למרות שהוא רווחי.

תזרים מזומנים אינו דוחות כספיים כגון "דוח רווח והפסד" או "מאזן בוחן" אשר מפיקים בהנהלת החשבונות שלך. דוחות אלו הנם על סמך מידע "עבר" ולא על סמך מידע "עתידי". ניהול התזרים, לעומת זאת ? אמור להציג תמונה אמיתית של מצבך הכספי התזרימי בחשבון הבנק ? עתידי ? עם מבט קדימה. בניית מודל תזרים נכון יוכל להקנות לך כלים לשליטה בעסק שלך ובחשבונותיו ולאפשר לך תכנון נכון, אחראי ויעיל יותר לגבי ההתנהלות הכספית.

אל תשכח ? גם חשבון של עסק רווחי יכול להיות מוגבל בבנק בשל אי ניהול תזרים נכון ? וההשלכות לכך אדירות ? הן לגבי העסק והן לגביך באופן אישי כבעליו!

הכלים אשר יקנה לך ניהול תזרים המזומנים:

• בחינת עקרונות תנאי התשלום שלך לספקים והתאמתם למצב העסק
• בחינת עקרונות דרישות תנאי התשלום מלקוחות והתאמתם למצב העסק
• תוכנית גבייה ממוקדת ונכונה לאורך זמן
• איתור נקודת האיזון החודשית (כמה כסף יש להביא בחודש לעסק על מנת לא להפסיד כסף)
• כלי מיקוח ו/או דיווח נכון לבנק שלך על מנת לקבל אשראים לזמנים קצובים ונכונים.
• יכולת תכנון עתידי של השקעות או רכישות מיוחדות מבלי לפגוע בתפקוד העסק

כיצד מנהלים את תזרים המזומנים באופן שמקנה שליטה ובקרה מתמדת על חשבון הבנק, וכיצד נמנעים ממצבים של חריגה ממסגרת האשראי בבנק?

לטובת העניין עליך להקים קובץ EXCEL פשוט. אם אין לך מושג או מעולם לא השתמשת בתוכנה ? זה הזמן לגשת ולקחת קורס מתחילים בתוכנה זו, או לקנות ספר הסבר כיצד משתמשים בה.

בטרם תיגש לפתוח את קובץ הEXCEL, מן הראוי שתכין את הנתונים הבאים, לגבי 3 החודשים האחרונים בעסק שלך (לפחות):

• רשימת כל החשבוניות שקיבלת מספקים בתקופה זו (כולל תאריך וסכומים כמובן)
• רשימת כל החשבוניות שהוצאת ללקוחות
• רשימת הצ'קים העתידיים של לקוחות אשר בידך
• רשימת הצ'קים העתידיים שנתת לספקים
• רשימת ההעברות הבנקאיות שאמורות להגיע מלקוחות
• רשימת ההעברות הבנקאיות אשר עליך להעביר בעתיד
• דוחות סילוקין של הלוואות אשר לקחת לעסק (ניתן לדרוש מהבנק אם אין לך)
• רשימת המשכורות אותן אתה נותן לעובדים
• דפי בנק של החודשים הללו

10.  פירוט תשלומים בכרטיסי אשראי לתקופה זו

פתח גיליון חדש של EXCEL ושמור אותו בשם "תזרים המזומנים של X" (העסק שלך)

פתח בגיליון 3 מחיצות:

• קניות
• מכירות
• תזרים

במחיצה "קניות" הקם טבלה ובה השדות הבאים:

תאריך / שם ספק / סכום חשבונית כולל מע"מ / לתשלום בתאריך (לפי תנאי התשלום) / אופן התשלום (כרטיס אשראי, צ'ק, מזומן, העברה בנקאית) / תאריך תשלום בפועל / מספר צ'ק

הזן בטבלה זו את כל חשבוניות הספקים, ומלא את פרטי התשלומים באם העברת אותם זה מכבר, כולל צ'קים דחויים שכבר הפקת.

-          שורות אשר מלאות לגמרי ? כולל תשלום שכבר ירד מן החשבון ? צבע בצבע ירוק

-          שורות אשר מלאות חלקית ? עבורם הופקו צ'קים דחויים שעוד לא נפדו (או פקודות העברה עתידיות) ? צבע בצהוב

-          שורות פתוחות אשר עדיין לא הועבר תשלום עבורם, גם לא דחוי ? השאר לבנים

במחיצה "מכירות" הקם טבלה ובה השדות הבאים:

תאריך / שם לקוח / סכום חשבונית כולל מע"מ / לתשלום בתאריך (לפי תנאי התשלום) / אופן התשלום (כרטיס אשראי, צ'ק, מזומן, העברה בנקאית) / תאריך תשלום בפועל / מספר צ'ק

הזן בטבלה זו את כל החשבוניות שהפקת ללקוחות, ומלא את פרטי התשלומים באם הועברו אליך זה מכבר, כולל צ'קים דחויים שכבר קיבלת.

-          שורות אשר מלאות לגמרי ? כולל תשלום שכבר נכנס לחשבון ? צבע בצבע ירוק

-          שורות אשר מלאות חלקית ? עבורם קיבלת צ'קים דחויים שעוד לא נפדו (או פקודות העברה עתידיות) ? צבע בצהוב

-          שורות פתוחות אשר עדיין לא הועבר תשלום עבורם, גם לא דחוי ? השאר לבנים

בשתי מחיצות אלו הקפד והזן באופן שוטף את החשבוניות והתשלומים. שתי מחיצות אלו הנן כלי עבורך על מנת לעקוב אחר ?

• 1.      חשבוניות ספקים שעוד לא שילמת
• 2.      חשבוניות ללקוחות שעדיין לא התקבל תשלום עבורם ? לפעולות גבייה ממוקדות

במחיצה "תזרים" הקם טבלה ובה הכותרות הבאות:

• 1.      תאריך
• 2.      שם גורם
• 3.      קטגוריה
• 4.      תת קטגוריה
• 5.      הוצאות
• 6.      הכנסות
• 7.      עו"ש

• הזן לטבלה זו את דפי הבנק שלך לתקופה. שם הגורם יהיה הגורם המופיע בדף החשבון. אם רשום בשדה זה "שיק" בדף החשבון ? רשום את שם הגורם ממנו/לו ניתן הצ'ק. באם מדובר בשורה של "דמי ניהול חשבון הבנק" רשום "דמי ניהול בנק" בשם הגורם. שמור על רישום גורמים באופן תואם ואחיד לאורך כל ההזנה (הכוונה, שלא יופיע לקוח בשני שמות שונים, או במידה ומדובר ב"עמלת העברה בנקאית" למשל ? תירשם באופן זהה בכל השורות השונות של עמלה שכזו)
• הגדר לכל שורה קטגוריה ראשית ומשנית:

עבור שורה של כניסת תשלום מלקוח ? תוכל לרשום בקטגוריה "מכירות", ובתת קטגוריה "הכנסות".

עבור שורה של תשלום לספק עבור מלאי ? תוכל לרשום בקטגוריה "רכש" ובתת קטגוריה "מלאי" (במידה ונרכש ממנו מלאי ולא שירות).

עבור שורה של תשלום לספק עבור שירות ? תוכל לרשום בקטגוריה "קניות" ובתת קטגוריה "הוצאות תפעול / שיווק / מימון / מכירה" בהתאם לסוג ההוצאה.

עבור שורה של עמלות או ריביות וכו' ? תוכל לרשום בקטגוריה "בנק" ובתת קטגוריה "הוצאות מימון".

עבור "דמי ניהול קבועים" לעומת זאת, הזן בקטגוריה "קבועות" ובתת קטגוריה "הוצאות מימון".

עבור שורות של הלוואות או החזר הלוואות תוכל לרשום בקטגוריה "הלוואות" ובתת קטגוריה "הלוואה מספר X". שים לב ? כי בשורות אלו יש לרשום את הקרן בלבד. בשורות הריבית ? יש לרשום בקטגוריה "רבית הלוואות" ובתת קטגוריה "הוצאות מימון".

הוצאות קבועות, כגון ארנונה, שכירות, אינטרנט / משכורות וכו' ? יש למלא בקטגוריה "קבועות" ובתת קטגוריה את סוג ההוצאה המתאים (הוצאות תפעול / מימון / שיווק / משכורות וכו').

רישום הקטגוריות ותת-הקטגוריות הינן לטובת ניתוחים עתידיים אותם תוכל לעשות. תוכל בעתיד לשלוף בקלות למשל כמה הוצאות מימון היו לך בתקופה ? אם תמיין את הטבלה. כמו כן תוכל למשל למיין ולמצוא כמה כסף הועבר לספק מסוים בתקופה מסוימת, מלקוח מסוים וכו'.

• לגבי שורת כרטיס האשראי:

אין להזין את השורה כמו שהיא, אלא לפתוח את פירוט התשלומים בכרטיס האשראי באותו התאריך ? ולהזין שורה שורה כולל את הקטגוריות הרלוונטיות.

• לגבי ירידה של כסף מהחשבון ? יש לרשום את הסכום בעמודה של "הוצאות".
• לגבי כניסה של כסף לחשבון ? יש לרשום את הסכום בעמודה של "הכנסות".
• בעמודה עו"ש יש לרשום בשורה הראשונה למעלה את מצ"ב העו"ש נכון לשורה זו על פי דפי החשבון.
• בשורה השנייה של אותה עמודה, לעומת זאת, יש לכתוב נוסחה אשר מחשבת את ע"וש השורה הראשונה מינוס ההוצאות של השורה השנייה + ההכנסות של השורה השנייה. את נוסחה זו יש לגרור מטה לאורך העמודה.

משסיימת להזין את דפי הבנק, עשית את רוב העבודה. מכאן ? יש לגרור את התאריכים קדימה לאורך העמודה הראשונה. שים לב ? שלעיתים קיימות שורות רבות בתאריך ספציפי (למשל ? יום ירידת כרטיס האשראי). יש לפתוח שורות בהתאם ולפי הצורך.

את כל שורות אלו אשר כבר "התרחשו" צבע בירוק בהיר או כל צבע אחר שתבחר.

עד כאן נתוני העבר. עתה נעבור לעתיד:

• אתר את כל השורות של תשלומים של הוצאות קבועות אשר הזנת. העתק כל אחת מהשורות הללו לאורך כל החודשים קדימה (לפחות שנה או אפילו יותר) בתאריך הרלוונטי, כך שיופיעו בתזרים כל הירידות העתידיות של תשלומים קבועים אלו.
• פעל באותו האופן בדיוק גם לגבי פירעון הלוואות ? על פי דוח הסילוקין ? הזן את הקרן בנפרד ואת הרבית בנפרד ? לאורך החודשים קדימה עד גמר פירעון ההלוואה
•  כנ"ל לגבי משכורות או כל הוצאה אשר אתה יודע כי קיימים עבורה תשלומים קבועים עתידיים לתקופה מסוימת/פתוחה (כולל הנהלת חשבונות לדוגמא)
• הזן את כל הצ'קים הדחויים אשר נתת ללקוחות
• הזן את כל הצ'קים הדחויים אשר קיבלת מלקוחות
• הזן הכנסות אשר אתה סמוך ובטוח כי יתקבלו בעתיד בהעברות בנקאיות וכו'
• הזן סכום ממוצע סביר אשר עליך לשלם לביטוח לאומי/מס הכנסה/מע"מ מדי חודש או חודשיים (תלוי בסוג הדיווח של העסק). לגבי נתונים אלו תוכל להתייעץ עם מנהל החשבונות של העסק שלך
• הזן תשלומים עתידיים לספקים אשר עדיין לא הפקת עבורם צ'ק או פקודת תשלום כלשהי. את שורות אלו צבע בצבע אחר מזה שבחרת עבור שורות שהתרחשו ? זאת על מנת שתדע כי תשלום זה עוד לא ניתן לספק.
• הזן תשלומים עתידיים שאתה אמור לקבל מלקוחות, אך עדיין לא קיבלת צ'ק או אינך בטוח שיתקבלו בדיוק בתאריך המיועד. צבע שורות אלו בצבע מיוחד שתבחר ? שיסמן לך כי תשלומים אלו מלקוחות עדיין לא ודאיים.

לגבי שורות עתידיות אלו תוכל להיעזר בטבלאות החשבוניות אשר פתחת במחיצות האחרות בתחילת התהליך.

הקפד והזן באופן שוטף כל תשלום עתידי (כניסה או יציאה) לאורך הימים בהתאם להתנהלות העסק. הקפד לשנות את צבע השורות בהתאמה (למשל אם התקבל צ'ק מלקוח והשורה העתידית לגבי התשלום צבועה בצבע של "לא ודאי" ? יש להחזיר את צבעה ללבן על מנת לדעת בקלות כי התשלום הפך ודאי.) כמובן ? יש לשנות את הצבעים של השורות במחיצות החשבוניות של הקניות והמכירות בהתאם לקבלת/נתינת צ'קים.

לבסוף. ובאופן הזהיר ביותר, ואם ניתן על סמך נתוני מכירות שנה קודמת ? הזן בשורות עתידיות הכנסות משוערות והוצאות משתנות משוערות.

מזל טוב ? בנית לך כלי עבודה!

1.      הבט ונתח את התזרים. ראה מתי חשבונך "נכנס למצוקה" בעתיד. בדוק אם אתה ערוך לכך.

2.      נסה לבדוק לאורך ההיסטוריה של התזרים ? אם קיים איזשהו מוטיב חוזר של תאריכים ספציפיים בהם החשבון "במצוקה" ובאילו תאריכים החשבון נמצא במצב שפיר יותר משאר הימים.

3.      הפק צ'קים ותשלומים רק לאחר שבחנת את התזרים, ובחר במועדים נכונים יותר למתן התשלומים.

4.      השתמש בתזרים ? והצג אותו למנהל המחלקה העסקית או מנהל הבנק ? הדבר יציג לו כי אתה אחראי ומביט קדימה. כמו כן ? יאפשר לך להשיג הלוואות או אשראי לטווח קצר בעתות הצורך ביתר קלות ? מאחר והבנק יראה גם את התמונה קדימה ? לגבי תשלומים שאמורים להגיע.

5.      בדוק מהם הגורמים העיקריים למצוקה בתזרים ? ושנה מדיניות תנאי תשלום עם לקוחות וספקים בהתאם.

6.      בדוק אם יש הוצאות כבדות שניתן לפרוס לתשלומים ? על מנת להגן על התזרים

7.      צפה קדימה מתי תוכל להשקיע ברכישות כבדות במיוחד ? באופן אחראי לתזרים

אשמח לעמוד לרשותכם למתן ייעוץ וליווי צמוד בבניית כלי ניהול תזרים המזומנים של העסק שלכם, כולל ניתוח והפקת "ACTION ITEMS" ועקרונות לצורך שיפורו לאורך זמן.

www.imaspringer.com